Es gibt verschiedene Arten von Kosten, die bei der Berechnung berücksichtigt werden müssen. Zum einen gibt es Posten, die sich pro Gast linear erhöhen, zum anderen aber auch Ausgaben, die nicht unmittelbar von der exakten Anzahl der Gäste abhängig sind.
Kosten pro Gast - Das muss pro Person kalkuliert werden
Zuerst möchten wir Kosten betrachten, die sich mit jedem Gast erhöhen. Natürlich hängt auch die Größe der Location von der Anzahl der Gäste ab, aber in dem Fall kommt es in der Regel nicht auf einzelne Personen an.
Von jedem einzelnen Gast hängen folgende Kostenpunkte ab:
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Essen - Menü oder Buffet
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Getränke - Vom Begrüßungssekt bis zum Schnaps nach dem Essen
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Save-The-Date Karten
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Einladungskarten
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Gastgeschenke
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Dankeskarten
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Dekoration am Platz (z. B. Tischkarten)
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Dessertbuffet und Torte
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Luftballons oder Seifenblasen
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Taschentücher für Freudentränen
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ggf. Unterbringungskosten
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Aufmerksamkeiten (Hangover-Kit, Welcomebag)
Durchschnittlich kostet ein Hochzeitsgast in Deutschland 140,00€ ohne Unterbringung. Dazu kommen noch die bereits oben erwähnten Fixkosten. Aus diesem Grund ist es auch nicht verwunderlich, dass ein Brautpaar genau aussucht, wer zur Hochzeit eingeladen wird.
Ein Hochzeitsgast kostet durchschnittlich 140,00 €
Fixkosten - Was kommt zu den variablen Kosten dazu?
Die Fixkosten sind Finanzposten, die unabhängig oder nur bedingt von der Anzahl der Gäste abhängig sind und sich durch die genaue Anzahl der Personen nicht direkt ändern.
Dazu gehören z. B. die Dienstleister wie Fotografen, Videografen, ein DJ oder eine Band, sowie Trauredner und andere Unterhaltungsaspekte jeder Art.
Hochzeitsfotograf - Fixkosten bei der Hochzeit
Natürlich spielt auch die Hochzeitslocation eine Rolle: In manchen Lokalitäten ist die Miete zu entrichten, in anderen Restaurants und Hotels fällt keine Miete zusätzlich zum Menüpreis an. Was lohnenswerter ist, kann man pauschal nicht sagen.
Wie kann man Kosten pro Gast reduzieren?
Wenn die finanziellen Möglichkeiten - wie es meistens der Fall ist - limitiert sind, kann man an einigen Punkten die Kosten reduizieren. In diesem Artikel gehen wir speziell auf variable Kostenpunkte pro Gast ein.
Tipp 1: Nicht zwingend erforderliche Dinge weglassen
Am besten lassen sich Kosten bei Kleinigkeiten einsparen. Ein Beispiel dafür sind mit Helium gefüllte Luftballons. Es ist eine beliebte Bespaßung der Gäste, mit einem Kärtchen versehene Ballons fliegen zu lassen und sicher für den Moment ein schönes Bild. Aus Kosten-Nutzen-Perspektive und natürlich auch dem Aspekt der Nachhaltigkeit ergibt sich hier ein einfaches Sparpotenzial, wenn man darauf verzichtet.
Zeitkapsel statt fliegende Luftballons - nachhaltiger und mit einem größeren Spaßfaktor.
Um Kosten pro Gast weiterhin zu reduzieren, könnt ihr auch auf teure Gastgeschenke verzichten und beispielsweise schöne Kleinigkeiten selbst herstellen, basteln oder individualisieren.
Tipp 2: Elektronisch einladen
Save-The-Date Karten, Einladungen und Dankeskarten schlagen mit einem beträchtlichen Betrag ein Loch in so manch ein Hochzeitsbudget. Eine Einladungskarte kostet schon mal 2,00 € - 4,00 € pro Stück, nicht selten müssen auch Umschläge dazu gekauft werden. Mit dem Briefversand ist man schnell bei rund 5,00 € pro Einladung dabei. Dazu kommen außerdem separate Herstellungs- und Versandkosten für Save-The-Date Karten und Dankeskarten.
Die Kosten für Papeterie und Versand bei 70 Gästen belaufen sich durchschnittlich auf 500,00 €.
Einen Teil dieser Kosten könnt ihr reduzieren, wenn ihr auf elektronische Lösungen zurückgreift - zum Beispiel eine Hochzeitshomepage oder elektronische Save-The-Date Benachrichtigung.
Tipp 3: Weniger bestellen
Wer einen externen Caterer beauftragt das Essen zu liefern, kann eine etwas geringere Menge von Gästen angeben als tatsächlich erwartet.
Dies hat mehrere Gründe:
Zum einen wird in den meisten Fällen mehr Essen geliefert, als tatsächlich gegessen werden kann. Denn der Caterer muss davon ausgehen, dass jedes Gericht von jeder Person mindestens einmal verspeist wird und nichts vorzeitig ausgeht.
Die Realität sieht glücklicherweise anders aus: Es bleibt viel übrig und neben dem Kostenpunkt ist auch der Aspekt der Lebensmittelverschwendung nicht außer Acht zu lassen.
Vorher unbedingt Rezensionen lesen! Wenn andere Kunden die Menge als knapp empfunden haben, sollte man die tatsächliche Gästeanzahl für die Bestellung nicht reduzieren.
Grundsätzlich gilt: Es ist nicht schlimm, wenn ein Gericht im Laufe der Feier vergriffen ist. Ganz im Gegenteil ist es ja sogar wünschenswert, dass die vom Brautpaar bestellten Speisen auf den erhofften Anklang finden und gegessen werden!
