Checkliste Hochzeitslocation – so denkt ihr an alles

Welche Priorität bei der Hochzeitslocation?

Die Auswahl der Hochzeitslocation ist nach 2 möglichen Schemata planbar. Je nachdem, welche Priorität bei euch Vorrang hat. Entweder euer Fokus liegt auf der Besonderheit der Location und dem Ambiente oder euer Fokus ist pragmatischer und liegt mehr darauf, welche Anforderungen die Location erfüllen muss.

• First Prio Ambiente: Ist es euch zum Beispiel am wichtigsten am Wasser zu heiraten? Oder habt ihr ein besonderes Fabel für Botanik? Wenn solche Eigenschaften für euren Hochzeitsort die oberste Prio genießen, dann schaut mal in unserem Artikel zu den coolsten Hochzeitslocations vorbei und entscheidet basierend auf diesen Faktoren.

• First Prio „Praktisch muss es sein": Wenn ihr zum Beispiel jetzt schon wisst, dass ihr ein gewisses Budget zur Verfügung habt. Eine konkrete Gästeliste oder andere Besonderheiten, die die Location erfüllen muss. Dann lest hier in der Checkliste Hochzeitslocation weiter.

Als erstes abchecken: Das Budget & den Termin

Ohne Blick auf die Finanzen, kann man bei einer Hochzeit mal schnell hohe Summen ausgeben. Macht euch also als erstes einen Überblick darüber, wie viel von eurem insgesamten Budget ihr für die Location ausgeben könnt oder wollt. Dazu gehört:

• Wie viel Geld darf die Location generell kosten, d.h. die Miete für die Zeit eurer Feier?

• Damit hängt zusammen: Wie viel Kosten veranschlagt die Location pro Person? In der Location gibt es oft Pauschalpreise für Getränke und das Menü (á la Carte oder Buffet), daher sind die Kosten pro Person an die Location gekoppelt.

Größe & Kapazität

Einhergehend mit dem Budget und den Kosten pro Person, stellt sich natürlich die grundlegende Frage: Wie viele Personen kommen eigentlich zur Hochzeit? Dazu gehört:

• Wie viele Sitzplätze muss die Location zur Verfügung haben?

• Wie groß muss die Tanzfläche sein?

• Kann die Location (oder der Cateringservice) die Anforderungen an Getränke- und Essensauswahl gewährleisten?

Die Details: Was muss der Ort bieten ?

Setzt euch zusammen und macht euch einige Notizen. Was ist euch wirklich wichtig? Welche Freiheiten möchtet ihr haben? Was soll die Location mitbringen? Folgende Kriterien spielen bei vielen Brautpaaren eine große Rolle:

Welches Setting muss gegeben sein?

In welchem Setting wollt ihr heiraten und welches Sourrounding zum Beispiel muss die Location bieten? Je nachdem, ob einige Dinge vor Ort sind oder eben auch nicht, wisst ihr was und ob ihr diese extern organisieren wollt oder könnt. Dazu gehört:

• Soll die Location einen Außenbereich haben? Wenn ja, wie soll dieser aussehen?

• Sollen die Gäste eine lange Anreise haben? Mit welchen Verkehrsmitteln ist die Location gut zu erreichen?

• Sing genügend Parkplätze vorhanden?

• Soll die Location die Möglichkeit für die Gäste und/oder auch euch haben, dort zu übernachten?

• Für den Fall, dass es Übernachtungsmöglickeiten geben muss: Wie viele Zimmer sind vorhanden und können diese für die Hochzeitsgesellschaft reserviert werden?

• Wollt ihr runde Tische für eure Feier oder Tafeln?

• Braucht ihr eine Bühne für die Musiker oder eventuelle Präsentationen? Einen Beamer? Ist ausreichend Technik vor Ort und alle notwendigen Anschlüsse?

• Ist Platz für einen Geschenketisch, eine Fotobox oder die Candybar?

• Können in den WC's Notfallkörbchen aufgestellt werden?

• Gibt es eine Garderobe?

• Gibt es Kinder- bzw. Babystühle?

• Ist die Beleuchtung auch für den Abend nach euren Vorstellungen einstellbar?

• Bis wann kann die Location wieder storniert werden?

• Müssen volle Preise gezahlt werden, auch wenn Gäste spontan absagen?

• Ist die Location barrierefrei?

Für eine kleine Hochzeit ergeben sich unter anderem oft neue Herausforderungen. Wenn die Hochzeit beispielsweise mit 20 Gästen stattfindet, lohnt es sich in der Location nachzufragen, inwieweit es möglich ist, einen Teil der Location für eine geschlossene Gesellschaft zu buchen. Viele Restaurants bieten lediglich Alternativen wie separate Räume an, jedoch nicht die Möglichkeit die gesamte Location zu buchen. In Gesellschaften mit vielen Rauchern ist z. B. ein Raucherbereich unbedingt notwendig.

Worauf achten beim Catering?

Für viele Paare ist das kulinarische Angebot eine der wichtigsten Angelegenheiten. Da eben dieses oft in der Buchung der Location inbegriffen ist, gehört es natürlich auch zur Checkliste Hochzeitslocation:

• Ist das Hochzeitsbuffet variabel, können vegetarische bzw. vegane Speisen integriert werden?

• Welche Getränke sind in der Getränkepauschale inklusive?

• Ist ein Sektempfang inbegriffen?

• Kann ein Mitternachtssnack bestellt werden?

• Kann man die Location auch ohne Essen buchen, falls man ein externes Catering bevorzugt?

• Gibt es ein Probeessen?

• À la Carte Menü oder Buffet?

• Darf eigener Kuchen bzw. die Hochzeitstorte oder eine externe Candybar mitgebracht bzw. angeliefert werden?

Worauf noch achten bei der Wahl der Hochzeitslocation?

Am besten stellt man viele Fragen an die Location, um einen guten Gesamteindruck zu gewinnen. Checkt auch die Liste an Fragen aus, um zwischen euren unterschiedlichen Angeboten zu vergleichen.

• Stehen mehrere Servicekräfte am Abend der Hochzeitsgesellschaft zu Verfügung?

• Wie laut darf die Musik sein?

• Müssen z. B. Toiletten mit anderen Gästen des Hauses geteilt werden?

• Kann auch draußen gegessen und gefeiert werden?

• Gibt es Rabatt für Kinder?

• Welche Kosten kommen zusätzlich auf das Brautpaar zu? (z. B. Pauschale für das Umstellen der Tische, Aufräumen, extra berechnete Saalmiete)

• Wie lange darf gefeiert werden und sind weitere Stunden buchbar?

• Was wird von der Location gestellt? (Stuhlhussen, Kerzen, Servietten, Blumen, Vasen)

• Gibt es einen Nebenraum für Vorbereitungen?

• Ab wann darf das Brautpaar in die Location?

• Können Geschenke am Folgetag abgeholt werden?

• Muss eine Anzahlung geleistet werden?

Checkliste Hochzeitslocation PDF

Hier gibt es exklusiv für euch die kostenlose Checkliste Hochzeitslocation, damit ihr an alles denkt als PDF zum Download und Ausdrucken!

Wie viele Locations besichtigen bis zur Entscheidung?

Ganz einfach: So viele, bis man eine gefunden hat. Am besten erkundigt man sich im Internet und Freundeskreis nach geeigneten Lokalitäten, schaut sich die Webseiten an und setzt Prioritäten. Dann sollte man am besten 3-5 Termine an den Orten machen, die am besten passen. Idealerweise liegen die Termine zeitnah beieinander, damit der Eindruck gut in Erinnerung bleibt. Die gute alte Pro und Contra Liste hilft, sich bei der Wahl der Location rational zu entscheiden. Doch sollte nichts Passendes dabei gewesen, darf man Geduld beweisen und weitersuchen. Bitte nicht versuchen, sich eine Location schön zu reden, von der man nicht eindeutig überzeugt war!

Hat man eine Entscheidung bei der Wahl der Location getroffen, empfehlen wir die Suche nach spätestens zwei weiteren Locations einzustellen und den Favoriten zu reservieren. Natürlich gibt es immer irgendwo eine noch schönere, noch bessere, noch modernere Location, aber man macht sich nur verrückt und fängt bald an, überall Fehler und Makel zu suchen. Hat man sich verliebt, so sollte man buchen und sich freuen.

Neben all diesen Fragen und wichtigen Punkten hat ein Faktor stets oberste Priorität: Das Bauchgefühl! Der Wohlfühlfaktor muss gegeben sein, das Personal nett und sympathisch wirken und auch die Umgebung ansprechend sein. Auch an die Musiker und die Fotografen muss man denken: Schließlich müssen sie in dem Raum arbeiten und dafür Platz haben. Letztendlich ist die Location eine Herzenssache und es gibt für jedes Budget und jeden Geschmack eine tolle Lösung.