Wieso sind Rückmeldungen und Rückmeldefristen für das Brautpaar so wichtig?
Verliebt, verlobt, verheiratet – so schnell kann’s gehen. Doch, wer seine eigene Hochzeit mit seinen Liebsten teilen und ausgiebig feiern möchte, auf den warten so einige Planungsschritte. Die Zeit vor der Hochzeit ist gespickt mit allerlei Organisation. Egal, ob es um die verschiedenen Dienstleister:innen geht, die engagiert werden müssen, um die Hochzeitsoutfits oder auch um den Hochzeitstanz. Als allererstes stehen die Hochzeitseinladungen an oder noch etwas früher, die Save-The-Date Ankündigungen. Noch zuvor, muss das Hochzeitsdatum festgelegt werden, denn danach richtet sich so ziemlich alles.
Step 2: Das Datum steht, die Save-The-Date Karten sind verschickt, die Hochzeitseinladungen auch. Also überlegt ihr nun, bis wann sich eure Hochzeitsgäste am besten zurückmelden sollten, damit ihr alles gut und entspannt planen könnt.
Was hängt alles von den Rückmeldungen eurer Hochzeitsgäste ab?
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Die Location: Natürlich ist die Anzahl eurer Gäste entscheidend, wenn es darum geht die Größe einer potenziellen Partylocation zu bestimmen. Dazu gehört auch wie viel Servicepersonal gebraucht wird und auch wie viele Parkplätze benötigt werden.
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Das Catering & der Sektempfang: Damit für alle genug zu Essen zur Verfügung steht, muss das Menü natürlich vorher auf die Anzahl der Gäste angepasst werden. Dazu gehört auch der Sektempfang und die Snacks, Canapés und alles was eigentlich an Essen & Getränken angeboten wird.
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Sitzplan, Namenskarten, Tischdeko, Gastgeschenke: Als wäre die Frage, wie ihr eure Gäste hinsetzt nicht schon schwierig genug – was macht ihr, wenn Leute erst viel zu spät zu- oder absagen? Dann sind Namenskarten umsonst gestaltet, Tischdeko und Gastgeschenke eventuell zu viel vorbereitet.
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Bestuhlung in der Kirche oder bei der freien Trauung: Vor allem bei einer freien Trauung ist es wichtig im Vorfeld zu wissen, wie viele Gäste dieser beiwohnen werden. Denn bei einer freien Trauung ist oft jeder einzelne Stuhl dekoriert.
Bis wann sollen sich die Gäste zurückmelden? Die Fristen.
Welche Rückmeldefrist ist nun also realistisch und vor allem so angelegt, dass ihr danach noch gut viel Zeit habt, um die wichtigsten Punkte danach anzupassen? Die Save-The-Date Karte wird meistens ein bis eineinhalb Jahre vor der Hochzeit rausgegeben. Sobald die ersten Anhaltspunkte wie die Location, die Trauzeugen, eventuell ein Motto, ein Dresscode o.Ä. feststehen, können auch die Hochzeitseinladungen rausgeschickt werden. Wenn ihr ganz sicher gehen möchtet, dann solltet ihr die Frist für die Rückmeldungen so datieren, dass ihr noch ein halbes Jahr danach Zeit habt zu planen. Oft werden die Fristen ca. 4 Monate vor der Hochzeit angegeben, so kann sich zum Beispiel die Location noch angemessen auf alles einstellen.
Damit die Hochzeitsgäste die Rückmeldefrist nicht einfach überlesen und dann schlimmstenfalls vergessen sich zurückzumelden, solltet ihr auf eurer Hochzeitseinladung die Erinnerung zur Rückmeldung so formulieren, dass sie in Erinnerung bleibt. Dazu haben wir ein paar Formulierungshilfen für euch:
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Stell dir vor: Die perfekte Hochzeit, das beste Essen, die wildeste Party… aber ohne dich. Verhindere dieses Drama und sag uns bis zum [Datum] zu!
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Deadline-Alarm! Falls du dazu neigst, Dinge zu vergessen: Schreib uns JETZT, bevor du es wieder auf „später“ verschiebst! [Datum] ist die letzte Chance!
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Ob du nun nur für das Essen kommst oder wegen uns – Hauptsache, du kommst! Aber sag uns bitte bis zum [Datum] Bescheid, damit wir genug Kuchen einplanen können!
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Hochzeitsplanung ist wie Tetris – jede Antwort zählt! Bitte gebt uns bis zum [Datum] Bescheid, damit wir die perfekte Feier für euch (und natürlich uns) planen können!
Rückmeldefrist so kommunizieren, dass sie im Gedächtnis bleibt!
Das Phänomen: Gäste antworten einfach gar nicht auf die Hochzeitseinladung
Eine Woche, zwei Wochen, drei Wochen – die Tage ziehen ins Land und ihr hört einfach nichts von euren Hochzeitsgästen. Warum antworten einfach einige gar nicht? Seid euren Hochzeitsgästen nicht böse – ihr kennt das sicher auch. Im Stress des Alltags kann das ein oder andere schonmal hinten runterfallen. Auch wenn ihr selbst es sicher für unverständlich haltet, wie jemand nicht an eure Hochzeit denken kann. Die meisten Menschen sind sehr beschäftigt mit ihren eigenen Leben. Am besten ihr erinnert eure Gäste ganz einfach ohne Umschweife an die Rückmeldungen und die Frist. So habt ihr im Handumdrehen alle Rückmeldungen eurer Hochzeitsgäste zusammen:
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Frage freundlich nach („Wir haben noch nichts von dir gehört – können wir mit dir rechnen?“)
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Setze eine letzte Frist und kommuniziere sie klar („Falls wir bis zum [Datum] nichts hören, gehen wir davon aus, dass du leider nicht dabei sein kannst“)
Wenn eure Hochzeitsgäste weder zu- noch absagen, kann das auch manchmal daran liegen, dass gewisse Unsicherheiten vorliegen. Eventuell wissen sie noch nicht, ob oder wen sie als Begleitung mitnehmen könnten. Es gibt Unsicherheiten bezüglich ihrer Unterkunft, sollten sie nicht in der gleichen Stadt oder gar im gleichen Land wie ihr leben oder es gibt Schwierigkeiten mit ihrer Anreise. Wenn ihr so eine Unsicherheit vermutet, sucht gerne auch mittels eines Telefonats den direkten persönlichen Kontakt und räumt mit einem Gespräch Unsicherheiten aus dem Weg.
Eine kleine Erinnerung kurz vor Ablauf der Frist per WhatsApp oder E-Mail hilft, um Nachzügler freundlich zu erreichen!
Das Menü, der Sitzplan, die Tischkarten und die Gastgeschenke - für all das sind die Rückmeldungen erforderlich.
Last-Minute-Einladung: Wie kann man Gäste elegant noch nachladen?
Auch wenn die meisten es nicht zugeben wollen – natürlich gibt es Gäste, die eher Prio 1 und Gäste, die eher Prio 2 hatten auf der Gästeliste. Im Sinne des Budgets, hat man dann doch nur die Gäste, die Prio 1 waren eingeladen, schließlich ist so eine Hochzeitsfeier schon teuer genug. Doch, was macht man nun, wenn so viele Prio 1 Gäste abgesagt haben? Kann man dann doch noch auf die Prio 2 Gäste zurückgreifen und ihnen eine Last-Minute-Einladung zukommen lassen? Fühlen die sich dann weniger wert und erkennen, dass sie „nur“ nachgeladen werden?
Gästen eine Last-Minute-Einladung zukommen zu lassen, so 2 Monate vor der Hochzeit ist fast so unangenehm wie Gäste wieder auszuladen. Wie ist es also möglich Gäste charmant nachzuladen ohne dass negative Gefühle entstehen?
Wichtig ist auf jeden Fall, dass ihr nicht einfach eine ganz normale Hochzeitseinladung an die Last-Minute-Gäste versendet, so wie ihr es bei den anderen Gästen gemacht habt. Definitiv sollte eine Formulierung oben drauf stehen oder als Zusatz zur Einladung, die den besonderen Umstand beschreibt. Entweder ihr druckt noch einen Satz mehr auf die Einladung, schreibt einen extra Text in E-Mail oder WhatsApp oder kontaktiert die Menschen persönlich zum Beispiel mit einem Telefonat. Mit etwas Kreativität und Einfühlungsvermögen nehmen eure Gäste euch das nicht übel. Verkauft es so, als wären spontan Plätze frei geworden und ihr freut euch ganz besonders, dass nun genau diese Gäste doch dabei sein können. Seid ehrlich und beschreibt, dass es ein Platzproblem gab, dass sich aber nun regeln ließ und daher die verspätete Einladung kommt. Hier sind einige Formulierungshilfen für euch:
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Große Hochzeits-News: Es gibt noch ein paar Plätze für die Party des Jahres – und wir hätten euch soooo gern dabei! Sagt uns einfach Bescheid, ob ihr Zeit habt!
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Wir haben spontan die Möglichkeit, ein paar weitere Herzensmenschen einzuladen – und da steht ihr natürlich ganz oben auf der Liste! Habt ihr Lust, mit uns zu feiern?
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Unsere Gästeliste war voll, aber jetzt ist spontan ein Platz frei geworden – und wir mussten sofort an euch denken! Es wäre uns eine riesige Freude, wenn ihr Zeit habt!"
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Wir hätten euch natürlich von Anfang an dabei haben wollen, aber aufgrund begrenzter Plätze war es eine schwierige Entscheidung. Jetzt hat sich doch noch die Möglichkeit ergeben – und wir wären überglücklich, wenn ihr mit uns feiert!
Die Lösung: Die Vorteile von digitalen Rückmeldungen
Um nicht auf Anrufe, WhatsApp Nachrichten oder E-Mails zu warten, gibt es mit einer Hochzeitshomepage die praktische Möglichkeit eines Rückmeldeformulares. Im Dashboard eurer Hochzeithomepage können so alle Rückmeldungen an einem Ort gesammelt werden und ihr müsst keine Sorge haben, dass ihr den Zettel auf dem ihr abgehakt habt, wer kommt und wer nicht, verliert.
Welche Vorteile haben digitale Rückmeldungen noch?
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In eurem Dashboard habt ihr alle Rückmeldungen auf einen Blick gesammelt.
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Ihr könnt für das Rückmeldeformular eintragen, bis zu wie viele Personen mitgebracht werden können.
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Sollten Menschen nicht digital unterwegs sein und selbst zum Beispiel telefonisch zusagen, so könnt ihr trotzdem die Rückmeldung manuell hinzufügen.
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Ihr könnt aktivieren, dass die Rückmeldung ein Pflichtfeld ist.
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Ihr könnt neben dem „normalen“ Rückmeldeformular, weitere spezifische Fragen an eure Gäste richten.
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Ihr könnt eine Frist hinzufügen, zu wann eine Rückmeldung erfolgt sein sollte.
Das Thema Rückmeldungen: Entweder man bekommt keine, verliert sie, vergisst wer zu – und wer abgesagt hat in dem ganzen Hochzeitschaos oder wie wir es uns alle wünschen, alle melden sich sofort zurück! Dass einem dieses Thema Kopfzerbrechen bereiten kann, merkt man oft erst, wenn man schon mitten in den Vorbereitungen steckt. Wir hoffen, ihr konntet hier einige Impulse mitnehmen, wie ihr euch auf dieses Problem vorbereiten könnt.
