Welche Dienstleister braucht man für eine Hochzeit?
Bevor ihr euch auf die Suche nach passenden Dienstleistern macht, lohnt es sich, einmal ganz bewusst innezuhalten: Welche Dienstleister braucht ihr für eure Hochzeit wirklich – und was passt zu euch, eurem Budget und eurer Zeit? Auch wenn DIY-Projekte total im Trend liegen und oft dabei helfen, Kosten zu sparen oder der Hochzeit eine ganz persönliche Note zu verleihen, kann (und sollte) man nicht alles selbst machen. Manche Aufgaben erfordern Erfahrung, Fingerspitzengefühl oder schlichtweg eine gute Portion Zeit, die ihr während der Planung oder am Tag selbst vielleicht nicht habt. Gerade in Bereichen wie Fotografie, Musik oder Catering zahlt es sich aus, auf Profis zu setzen. Die erste aller Fragen lautet daher: Welche Dienstleister braucht ihr wirklich für eure Hochzeit?
Je früher, desto besser! Beginnt mit der Suche nach Hochzeitsdienstleistern so früh wie möglich. Gerade für die Hochsaison im Sommer sind viele Dienstleister bereits 2 Jahre vorher ausgebucht. Natürlich lässt sich nicht jede Hochzeit so lange im Voraus planen, doch bei den Dienstleistern, die euch besonders wichtig sind, solltet ihr direkt nach der Terminfindung für eure Hochzeit, Kontakt aufnehmen.
Welche Hochzeitsdienstleister sind für euch die richtigen und worauf solltet ihr achten?
Welche Hochzeitsdienstleister passen zu euch und eurer Hochzeit? Nicht alle Hochzeitsdienstleister, die die Welt zu bieten hat, sind zwingend notwendig. Achtet darauf, welche Dienstleister in euer Budget passen und welche Dienste euch besonders wichtig sind. Worauf ihr bei folgenden Hochzeitsdienstleistern achten solltet und wann ihr eventuell auch auf einige verzichten könnt, haben wir für euch hier zusammengestellt. Bonus: Hinter einigen Verlinkungen sind persönliche Empfehlungen von uns versteckt. 😉
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Fotograf:in / Videograf:in:
Professionelle Bilder oder Videos bewahren eure Erinnerungen ein Leben lang. Ihr könnt daraus tolle Leinwände für euer gemeinsames Heim oder Fotobücher erstellen. Darin lohnt es sich immer wieder zu stöbern. Gerade bei emotionalen Momenten wie dem First Look oder der Trauung lohnt sich Erfahrung.
Nicht nötig, wenn euch Fotos nicht wichtig sind oder jemand im Freundeskreis gut fotografiert – aber Qualität und Verlässlichkeit können entscheidend sein.Wichtig: Stil, Sympathie und klare Absprachen zum Ablauf.
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Location / Catering:
Eine gute Location schafft Atmosphäre – und das passende Catering sorgt für glückliche Gäste. Viele Locations bieten beides im Paket.
Nicht nötig, wenn ihr privat oder im kleinen Kreis feiert und selbst organisiert.Wichtig: Kapazitäten, Ablaufplanung, Catering-Optionen (Buffet, Menü, Allergien).
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DJ / Liveband:
Musik entscheidet über Stimmung und Tanzlaune. Profis gehen auf das Publikum ein und halten den Flow. Zwischen DJ und Liveband liegen auch große Unterschiede. Welcher Typ seid ihr?
Nicht nötig, bei kleiner Feier mit eigener Playlist – doch oft fehlt dann Spontanität.Wichtig: Musikstil, Technik, Moderation – vorher Probehören oder Empfehlungen einholen.
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Trauredner:in:
Der/die Redner:in gibt eurer Zeremonie eine persönliche Note – vor allem bei freien Trauungen. Eine gut durchdachte Rede kann die Hochzeit so perfekt einläuten und lässt euch nochmal in euren gemeinsamen Erinnerungen schwelgen.
Nicht nötig, wenn ihr standesamtlich oder kirchlich heiratet und keine zusätzliche Rede wünscht oder wenn Freunde diese Rede übernehmen.Wichtig: Chemie muss stimmen – sprecht über Erwartungen und Inhalte.
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Stylist:in (Brautstyling):
Ein:e Stylist:in sorgt für Ruhe und Wohlfühlfaktor – gerade an einem emotionalen Tag.
Nicht nötig, wenn du dich selbst stylst oder im Alltag schon viel Übung hast.Wichtig: Probetermin einplanen, um Stil und Verträglichkeit abzustimmen.
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Wedding Planner:
Ein:e Hochzeitsplaner:in entlastet, bringt Struktur und kennt Dienstleister – besonders hilfreich bei Destination Weddings oder wenig Zeit.
Nicht nötig, wenn ihr gern selbst plant und den Überblick behaltet.Wichtig: Erfahrung, transparente Kommunikation, klare Aufgabenverteilung.
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Papeterie:
Einheitliches Design bei Einladungen, Menükarten und Co. rundet eure Hochzeit ab.
Nicht nötig, wenn ihr alles digital macht oder DIY gestaltet.Wichtig: Lesbarkeit, Druckqualität, rechtzeitige Bestellung.
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Hochzeitshomepage
Perfekt für zentrale Infos, Rückmeldungen (RSVP), Anfahrt & Co. – und spart Platz auf der Einladung.
Nicht nötig, wenn ihr sehr wenige Gäste habt, eure Hochzeit nicht vieler Informationen bedarf und alles mündlich oder schriftlich regelt.Wichtig: QR-Code zur einfachen Nutzung.
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Candybar, Fotobox, Illustrator:in, etc.:
Tolle Extras, die Gäste überraschen und unterhalten. Sie machen die Feier persönlicher und interaktiv.
Optional, je nach Budget, Location oder Stil – kein Muss, aber ein „Nice to have“.Wichtig: Qualität, Betreuung vor Ort und stimmige Integration ins Gesamtkonzept.
Diese Fragen helfen euch, die richtigen Hochzeitsdienstleister für euch zu finden
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Reflexionshilfe: Welche Dienstleistung dient dem Fest – und welche nur dem Druck von außen?
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Entscheidungshilfe z. B. „Würden wir dafür Geld ausgeben, wenn es kein Hochzeitssiegel hätte?“
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Thema Prioritäten setzen: Was ist euch emotional wichtig?
Viele Brautpaare empfinden insbesondere die Suche und Auswahl eines/r Hochzeitsfotograf:in als enorm wichtig. Fotos halten nunmal die Emotionen fest. Welche Fragen ihr an diesen speziellen Hochzeitsdienstleister stellen solltet und worauf es zu achten gilt, lest ihr in "So findet ihr den perfekten Hochzeitsfotografen". Auch hierzu steht euch eine Checkliste parat!
Nachdem ihr euch für Hochzeitsdienstleister entschieden habt, steht der wichtige Erstkontakt an.
Warum ist der Erstkontakt zu Hochzeitsdienstleistern so wichtig?
Der Erstkontakt zu Hochzeitsdienstleistern ist viel mehr als nur eine Terminanfrage – er legt den Grundstein für die Zusammenarbeit an einem der emotionalsten Tage eures Lebens. Denn wer frühzeitig und mit klaren Vorstellungen anfragt, bekommt nicht nur eher eine Zusage, sondern startet auch auf Augenhöhe. Vertrauen entsteht durch echte Wertschätzung – und die beginnt schon in der ersten Nachricht.
Worauf solltet ihr im Erstgespräch achten?
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Wird euch zugehört?
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Werden Wünsche wiederholt oder ignoriert?
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Transparenz bei Preisen / Erfahrung?
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Ist Sympathie da?
Wie kontaktiert man Hochzeitsdienstleister richtig?
Do's:
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Mit Namen ansprechen
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Datum, Ort, groben Tagesablauf direkt mit angeben
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Ton: freundlich, kurz, ehrlich (nicht überformal oder zu flapsig)
Don'ts:
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„Was kostet das?“ als einzige Frage
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wichtige Infos weglassen
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kurz angebunden und zu fordernd sein
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unpersönliche Massenanfragen
Wenn ihr euch gegen einen Hochzeitsdienstleister entscheidet, gebt Bescheid. Ghosting ist nicht nur bei Dates unschön, sondern auch im Berufsleben.
Prüft ob bei eurer gebuchten Location das Catering inbegriffen ist.
Mustertexte an Hochzeitsdienstleister
Fotograf:in / Videograf:in
Betreff: Anfrage für Hochzeitsfotografie am [Datum eurer Hochzeit]
Liebe:r [Name],
wir heiraten am [Datum] in [Ort] und sind aktuell auf der Suche nach jemandem, der unsere Hochzeit in authentischen, emotionalen Bildern festhält. Uns gefallen besonders deine Arbeiten auf [z. B. Instagram / Website / Empfehlung durch …] – sie wirken natürlich und voller Gefühl.Die Trauung findet voraussichtlich um [Uhrzeit] statt, gefeiert wird in [Location].
Uns ist wichtig, dass wir uns bei dir wohlfühlen – daher würden wir uns sehr über ein unverbindliches Kennenlernen freuen.
Hast du an unserem Datum noch Kapazitäten?
Liebe Grüße
[Eure Namen]Trauredner:in
Betreff: Anfrage für eine freie Trauung am [Datum]
Liebe:r [Name],
wir planen unsere freie Trauung am [Datum] in [Ort/Location] und sind auf der Suche nach einer/m Redner:in, der/die unsere Geschichte auf persönliche Weise erzählt.Wir wünschen uns eine Zeremonie, die nahbar, emotional und trotzdem mit Humor gestaltet ist – bei unserer Recherche sind wir auf dich gestoßen und hatten direkt ein gutes Gefühl.
Hast du Lust und Zeit, uns an diesem besonderen Tag zu begleiten?
Viele liebe Grüße
[Eure Namen]DJ / Liveband
Betreff: Anfrage für musikalische Begleitung am [Datum]
Hallo [Name],
wir feiern am [Datum] unsere Hochzeit in [Location] und sind auf der Suche nach musikalischer Begleitung, die unsere Gäste zum Tanzen bringt!Die Feier startet gegen [Uhrzeit] und es wäre toll, wenn du uns dabei hilfst, eine ausgelassene Stimmung zu schaffen – sowohl beim Essen als auch auf der Tanzfläche.
Hast du an dem Tag noch Kapazitäten? Und kannst du uns ggf. Infos zu Technik, Aufbau und Setdauer senden?
Viele Grüße
[Eure Namen]Stylist:in (Brautstyling)
Betreff: Anfrage Brautstyling für [Datum] in [Ort]
Liebe:r [Name],
ich heirate am [Datum] und bin aktuell auf der Suche nach einem Brautstyling, das zu mir passt – natürlich, typgerecht und mit Wohlfühlfaktor.Ich habe dein Portfolio auf [Instagram/Webseite] gesehen und fand deinen Stil total stimmig.
Das Getting Ready wird vermutlich gegen [Uhrzeit] in [Ort/Location] stattfinden. Wärst du an dem Tag verfügbar?
Ich freue mich auf deine Rückmeldung!
Liebe Grüße
[Dein Name]Florist:in / Dekoration
Betreff: Anfrage für Hochzeitsfloristik am [Datum]
Hallo [Name],
wir heiraten am [Datum] in [Ort] und möchten unsere Feier gerne mit stimmiger Floristik und liebevollen Details verschönern.Unsere Farben/Stilrichtung sind [z. B. Boho, klassisch elegant, Greenery...], und wir würden uns über Unterstützung bei [z. B. Brautstrauß, Tischdeko, Traubogen etc.] freuen.
Wäre es möglich, ein erstes Gespräch zu vereinbaren, um zu klären, ob unser Termin bei dir noch frei ist?
Herzliche Grüße
[Eure Namen]
Eure kostenlose Checkliste für die Übersicht eurer Hochzeitsdienstleister
Ihr steht ganz am Anfang eurer Hochzeitsplanung oder verliert langsam den Überblick? Kein Problem! Hier könnt ihr euch unsere praktische Übersichtscheckliste für Hochzeitsdienstleister kostenlos herunterladen. Sie hilft euch dabei, die richtigen Anbieter zu finden, Prioritäten zu setzen und organisiert zu bleiben – von der ersten Anfrage bis zur finalen Buchung.
